Conflit d’intérêts

Objet

La présente politique relative aux conflits d’intérêts (la « Politique ») est établie par BenaMakenga (l’« Organisation ») afin de protéger l’intégrité de ses processus décisionnels et de veiller à ce que les administrateurs, dirigeants, employés et bénévoles de l’Organisation (collectivement, les « Personnes visées ») agissent en tout temps au mieux des intérêts de l’Organisation et des communautés qu’elle dessert, libres de toute influence indue provenant d’intérêts personnels, financiers ou concurrents.

Champ d’application

La présente Politique s’applique à tous les membres du conseil d’administration, dirigeants, employés et bénévoles de BenaMakenga qui participent à la prise de décisions au nom de l’Organisation, y compris les décisions relatives aux contrats, aux subventions, à l’embauche, aux partenariats et au déboursement de fonds ou de ressources.

Définition du conflit d’intérêts

Un conflit d’intérêts existe lorsqu’une Personne visée a un intérêt personnel, financier, commercial ou familial qui pourrait bénéficier directement ou indirectement d’une décision prise par l’Organisation ou en son nom, ou qui pourrait altérer — ou sembler altérer — la capacité de cette personne à agir uniquement dans le meilleur intérêt de l’Organisation. Les conflits d’intérêts peuvent inclure, sans s’y limiter, les situations où une Personne visée ou un membre de sa famille immédiate :

Détient un intérêt financier dans une transaction ou une entente impliquant l’Organisation.
Est propriétaire, dirigeant, administrateur, employé ou actionnaire important d’une entité faisant affaire ou cherchant à faire affaire avec l’Organisation.
Est susceptible de recevoir un cadeau, une gratuité, une faveur ou un autre avantage en raison de sa position au sein de l’Organisation.
Entretient des liens personnels étroits avec une personne ou une organisation qui est un fournisseur, un bénéficiaire, un demandeur de subvention ou un concurrent de l’Organisation.

Obligation de divulgation

Toute Personne visée qui prend connaissance d’un conflit d’intérêts potentiel, qu’il s’agisse du sien ou de celui d’une autre Personne visée, doit en divulguer les faits pertinents par écrit au conseil d’administration (ou au président, dans le cas d’un conflit impliquant un membre du conseil) dès que le conflit est connu, et en tout état de cause avant toute discussion ou tout vote y afférent. Les divulgations doivent être faites au moyen du Formulaire de divulgation des conflits d’intérêts de l’Organisation.

Procédure de traitement d’un conflit

La Personne visée doit divulguer l’existence et la nature du conflit et quitter la salle de réunion pendant la discussion et le vote sur la question donnant lieu au conflit.
Les autres membres du conseil d’administration ou décideurs doivent déterminer si un conflit d’intérêts existe et, le cas échéant, la manière dont la question doit être traitée.
Le procès-verbal de toute réunion au cours de laquelle un conflit a été divulgué doit consigner la nature du conflit, le fait que la personne concernée s’est retirée des discussions et du vote, ainsi que le résultat du vote.
Lorsqu’un conflit ne peut être résolu par le seul récusage, le conseil d’administration peut imposer des mesures supplémentaires, notamment un examen indépendant, une négociation par un tiers, ou le refus pur et simple de donner suite à la transaction.

Confidentialité

Toutes les divulgations faites en vertu de la présente Politique, ainsi que toutes les délibérations y afférentes, doivent être traitées de manière confidentielle et partagées uniquement avec les personnes qui ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs responsabilités de gouvernance ou de surveillance.

Divulgation annuelle et révision

Chaque Personne visée doit remplir et signer le Formulaire de divulgation des conflits d’intérêts tous les ans, ainsi qu’à tout moment au cours de l’année lorsqu’un nouveau conflit survient ou qu’un conflit existant est modifié de façon importante. La présente Politique doit être révisée par le conseil d’administration au moins une fois tous les deux ans.

Non-conformité

Le défaut de divulguer un conflit d’intérêts, ou le défaut de se conformer aux procédures énoncées dans la présente Politique, peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris la destitution du conseil d’administration ou la résiliation de l’emploi ou du statut de bénévole, selon ce que le conseil juge approprié.