Gouvernance et règlements internes
Objet des présents règlements administratifs
BenaMakenga (la « Corporation ») est une organisation à but non lucratif constituée au niveau fédéral et un organisme de bienfaisance enregistré aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada. Les présents règlements administratifs régissent la gestion interne de la Corporation et sont conçus pour se conformer pleinement à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (« LCOBNL ») ainsi que pour soutenir et maintenir son enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance auprès de l’Agence du revenu du Canada (« ARC »).
La Corporation s’engage à exercer ses activités exclusivement à des fins de bienfaisance, à consacrer la totalité de ses ressources à ces fins et à mener ses activités d’une manière conforme à la norme de bienfait public exigée par l’ARC.
Normes appliquées de l’ARC
Interprétation
1.1 Définitions
Dans les présents règlements administratifs, à moins que le contexte ne s’y oppose :
- « Loi » ou « LCOBNL » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, c. 23), avec ses modifications successives.
- « Statuts » les statuts constitutifs de la Corporation, tels qu’amendés.
- « Conseil » le conseil d’administration de la Corporation.
- « Fins de bienfaisance » les fins énoncées à l’article 3 des présents règlements administratifs, qui sont exclusivement de bienfaisance en droit.
- « Direction des organismes de bienfaisance » la Direction des organismes de bienfaisance de l’Agence du revenu du Canada.
- « Corporation » BenaMakenga.
- « ARC » l’Agence du revenu du Canada.
- « Administrateur » un membre dûment élu ou nommé au conseil d’administration.
- « Contingent de versements » s’entend au sens qui lui est attribué dans la Loi de l’impôt sur le revenu.
- « Loi de l’impôt sur le revenu » la Loi de l’impôt sur le revenu (L.R.C. 1985, c. 1 (5e suppl.)), avec ses modifications successives.
- « Membre » une personne admise à titre de membre conformément aux présents règlements administratifs.
- « Dirigeant » le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ou toute autre personne désignée comme dirigeant par résolution du Conseil.
- « Résolution ordinaire » une résolution adoptée à plus de cinquante pour cent (50 %) des voix exprimées.
- « Donataire reconnu » s’entend au sens attribué par la Loi de l’impôt sur le revenu, y compris d’autres organismes de bienfaisance enregistrés, les municipalités canadiennes, l’Organisation des Nations Unies et les universités prescrites.
- « Organisme de bienfaisance enregistré » un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l’ARC en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.
- « Résolution spéciale » une résolution adoptée à au moins deux tiers (2/3) des voix exprimées.
1.2 Conformité aux lois applicables
Les présents règlements administratifs sont assujettis à la LCOBNL, à la Loi de l’impôt sur le revenu, aux Statuts et aux politiques et directives applicables de l’ARC, et doivent être interprétés en conformité avec ceux-ci. En cas de conflit, la LCOBNL et la Loi de l’impôt sur le revenu prévalent.
Dénomination, siège social et statut d’organisme de bienfaisance
2.1 Dénomination sociale
La dénomination sociale de la Corporation est BenaMakenga.
2.2 Siège social
Le siège social doit être situé au Canada, à l’adresse déterminée par résolution du Conseil et déposée auprès de Corporations Canada conformément à la LCOBNL.
2.3 Statut d’organisme de bienfaisance
La Corporation est un organisme de bienfaisance enregistré en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu. La Corporation doit en tout temps maintenir son enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance en :
- Exerçant ses activités exclusivement pour la réalisation de ses Fins de bienfaisance.
- Déposant la Déclaration d’information des organismes de bienfaisance enregistrés (Formulaire T3010) auprès de l’ARC dans les délais prescrits chaque année.
- Tenant des livres et registres appropriés conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu et à la LCOBNL.
- Respectant les exigences du contingent de versements en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.
- Délivrant des reçus officiels de don uniquement en conformité avec les exigences de l’ARC.
- Avisant l’ARC de tout changement important apporté aux fins, activités, administrateurs ou documents constitutifs de la Corporation.
Fins de bienfaisance
3.1 Fins exclusivement charitables
La Corporation est établie et doit être exploitée exclusivement à des fins de bienfaisance. Les Fins de bienfaisance de la Corporation sont les suivantes :
- Fournir une assistance matérielle, des secours d’urgence et des services essentiels aux personnes et aux familles confrontées à la pauvreté, à l’itinérance, à l’insécurité alimentaire ou à des difficultés économiques, sans discrimination.
- Offrir des programmes qui s’attaquent aux causes profondes de la pauvreté, notamment l’accès à l’emploi, la littératie financière, l’aide à la recherche de logement et l’orientation vers des services sociaux.
- Soutenir les arrivants, les réfugiés et les communautés marginalisées dans l’accès au filet de sécurité sociale, aux services publics et aux ressources communautaires disponibles au Canada.
- Offrir des programmes éducatifs, des initiatives d’alphabétisation, des ateliers de développement des compétences et des activités de mentorat qui équipent les individus avec des connaissances et des compétences visant à améliorer leur vie et à contribuer à leur communauté.
- Promouvoir la sensibilisation et la compréhension de l’histoire, de la culture, des langues et des contributions des communautés d’ascendance africaine, et faire avancer l’éducation et le dialogue interculturels au sein de la société canadienne.
- Soutenir la jeunesse par des bourses d’études, du tutorat, de l’orientation professionnelle et des programmes de développement du leadership qui élargissent l’accès aux opportunités éducatives et professionnelles.
- Mener et diffuser des recherches, des publications et des activités d’éducation du public sur des questions pertinentes pour les communautés desservies par la Corporation.
- Faire avancer le bien-être social des communautés sous-desservies et marginalisées au Canada en offrant des services sociaux culturellement adaptés, des programmes d’intégration communautaire et des initiatives de participation civique.
- Promouvoir la santé et le bien-être mental des membres de la communauté grâce à des programmes de prévention, des réseaux de soutien par les pairs et la facilitation de l’accès aux services de santé et sociaux.
- Favoriser la cohésion communautaire, la réconciliation et l’inclusion sociale en rassemblant des groupes diversifiés dans le cadre de dialogues, de projets collaboratifs et d’activités partagées de développement communautaire.
- Entreprendre toutes les activités accessoires et subsidiaires à la réalisation des Fins de bienfaisance susmentionnées, à condition que ces activités soient elles-mêmes charitables en droit ou subsidiaires aux Fins de bienfaisance.
Exigence de bienfait public
Toutes les activités de la Corporation doivent être menées pour le bienfait du public. Aucune Fin de bienfaisance ne doit conférer d’avantage privé à une personne, sauf comme conséquence accessoire de la réalisation de ladite Fin de bienfaisance. La Corporation doit appliquer une analyse du bienfait public lors de la conception et de l’évaluation de tous ses programmes et activités.
Caractère non partisan et non politique
La Corporation ne doit pas être établie ni exploitée à des fins politiques. La Corporation ne doit utiliser aucune partie de ses ressources pour soutenir ou s’opposer, directement ou indirectement, à un parti politique ou à un candidat à un mandat public. La Corporation peut s’engager dans des activités limitées de dialogue et de recherche non partisanes sur les politiques publiques, accessoires et concourant à la réalisation de ses Fins de bienfaisance, sous réserve des limites établies par l’ARC.
Absence d’avantage privé
Aucune partie du revenu ou des actifs de la Corporation ne doit être disponible au bénéfice personnel d’un administrateur, dirigeant, membre, employé ou de toute personne ayant un lien de dépendance avec la Corporation, sauf à titre de rémunération raisonnable pour des services rendus ou de remboursement raisonnable de dépenses engagées pour la réalisation des Fins de bienfaisance.
Membres
4.1 Catégories de membres
- Membres votants : Les personnes qui appuient les Fins de bienfaisance, ont rempli une demande, ont payé la cotisation applicable et ont été approuvées par le Conseil. Les membres votants ont le droit de voter lors des assemblées générales.
- Membres honoraires : Les personnes reconnues par le Conseil pour leur contribution extraordinaire à la Corporation ou à ses Fins de bienfaisance. Les membres honoraires n’ont pas le droit de voter, à moins que le Conseil n’en décide autrement par résolution ordinaire.
4.2 Admission
L’admission est déterminée par le Conseil ou un comité dûment autorisé. Le Conseil établit par écrit les critères, procédures et cotisations pour chaque catégorie de membres. Tous les membres doivent confirmer par écrit leur adhésion aux Fins de bienfaisance de la Corporation.
4.3 Cotisations des membres
Les cotisations annuelles sont fixées par le Conseil. Les cotisations ne sont pas remboursables. Le non-paiement après un préavis écrit de soixante (60) jours peut entraîner la résiliation de la qualité de membre.
4.4 Droits des membres votants
Chaque membre votant en règle a le droit de :
- Assister et voter aux assemblées générales des membres.
- Recevoir les avis de toutes les assemblées générales.
- Recevoir le rapport annuel et les états financiers vérifiés.
- Inspecter les registres de la Corporation dans la mesure permise par la LCOBNL.
- Proposer des candidats aux élections du Conseil, sous réserve des conditions d’admissibilité.
4.5 Cessation de la qualité de membre
La qualité de membre prend fin sur :
- Démission volontaire adressée par écrit au secrétaire.
- Non-paiement des cotisations après un préavis de soixante (60) jours.
- Décès ou, pour les organisations, dissolution.
- Expulsion conformément à la section 4.6.
4.6 Mesures disciplinaires et expulsion
Un membre peut être suspendu ou expulsé par résolution spéciale du Conseil s’il a agi contrairement aux Fins de bienfaisance, aux valeurs de la Corporation ou aux présents règlements administratifs. Le membre doit recevoir un préavis écrit d’au moins vingt-et-un (21) jours énonçant les motifs et avoir le droit d’adresser des observations écrites et d’être entendu lors d’une réunion du Conseil. Le membre peut interjeter appel devant la prochaine assemblée générale des membres par avis écrit transmis au secrétaire dans les quatorze (14) jours suivant la décision du Conseil.
4.7 Incessibilité
La qualité de membre est personnelle et incessible.
Assemblées des membres
5.1 Assemblée générale annuelle
La Corporation doit tenir une assemblée générale annuelle (AGA) dans les quinze (15) mois suivant l’AGA précédente et au plus tard six (6) mois après la fin de l’exercice financier. L’ordre du jour comprend :
- La réception et l’examen des états financiers et du rapport de l’auditeur ou de l’examinateur.
- L’élection des administrateurs.
- La nomination de l’auditeur ou de l’expert-comptable.
- Le rapport du président ou du directeur général sur les activités menées pour la réalisation des Fins de bienfaisance.
- Toute autre question dûment soumise à l’assemblée.
5.2 Assemblées générales extraordinaires
Le Conseil peut convoquer une assemblée générale extraordinaire en tout temps. Les membres détenant au moins cinq pour cent (5 %) des droits de vote peuvent également réquisitionner une assemblée générale extraordinaire par demande écrite en précisant les objets. Le Conseil doit convoquer l’assemblée dans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception d’une réquisition valide.
5.3 Avis de convocation
Un avis doit être donné à tous les membres ayant le droit de voter au moins vingt-et-un (21) jours et au plus soixante (60) jours avant l’assemblée, par la poste, par courriel ou par remise en main propre. L’avis doit mentionner la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour. Pour les résolutions spéciales, le texte intégral de la résolution proposée doit être inclus dans l’avis.
5.4 Quorum
Le quorum est le plus petit des deux nombres suivants : dix (10) membres votants ou dix pour cent (10 %) des membres ayant le droit de voter, avec un minimum de deux (2) membres votants. Si le quorum n’est pas atteint dans les trente (30) minutes suivant l’heure prévue, l’assemblée est ajournée à une date fixée par le président de séance, avec avis transmis à tous les membres.
5.5 Vote
Chaque membre votant dispose d’une (1) voix. Les questions sont tranchées par résolution ordinaire, sauf si une résolution spéciale est requise par la LCOBNL, les Statuts ou les présents règlements administratifs. Le vote se fait à main levée, à moins qu’un scrutin secret ne soit demandé. Pour l’élection des administrateurs, le vote se fait au scrutin secret si un membre le demande.
5.6 Procurations
Un membre votant peut désigner un autre membre votant comme fondé de pouvoir par un acte écrit et signé déposé auprès du secrétaire avant l’assemblée. Nul ne peut détenir plus de trois (3) procurations lors d’une même assemblée.
5.7 Participation électronique
Les membres peuvent participer par téléphone, visioconférence ou tout autre moyen électronique permettant à tous les participants de communiquer de manière adéquate. Une telle participation constitue une présence à l’assemblée.
Conseil d’administration
6.1 Pouvoirs et responsabilités
Le Conseil est responsable de la gouvernance et de la gestion de la Corporation. Le Conseil doit :
- Veiller à ce que la Corporation exerce ses activités exclusivement dans le cadre de la réalisation de ses Fins de bienfaisance.
- Sauvegarder les actifs de la Corporation et assurer la responsabilité financière.
- Assurer la conformité à la LCOBNL, à la Loi de l’impôt sur le revenu et aux exigences de l’ARC.
- Fixer les orientations stratégiques et approuver les budgets et plans annuels.
- Approuver les politiques majeures, notamment le contrôle financier, les conflits d’intérêts, la rémunération et la gestion des risques.
- Embaucher, évaluer et, si nécessaire, révoquer le directeur général (le cas échéant).
6.2 Composition
Le Conseil se compose d’un minimum de cinq (5) et d’un maximum de treize (13) administrateurs, tel que déterminé par résolution ordinaire des membres. La majorité des administrateurs doivent être des résidents canadiens. Le Conseil doit viser la diversité dans sa composition, notamment sur les plans du genre, de l’origine culturelle, de l’âge et de l’expertise.
6.3 Exigence de lien de dépendance
En tout temps, au moins la moitié des administrateurs ne doivent avoir aucun lien de dépendance entre eux et avec la Corporation, comme l’exige la Loi de l’impôt sur le revenu pour les organismes de bienfaisance enregistrés. Le Conseil doit revoir chaque année les relations entre les administrateurs pour s’assurer du respect de cette exigence.
6.4 Admissibilité
Pour siéger comme administrateur, une personne doit :
- Être un membre votant en règle ou consentir à le devenir.
- Être âgée d’au moins dix-huit (18) ans.
- Ne pas avoir été déclarée incapable par un tribunal.
- Ne pas avoir le statut de failli non libéré.
- Ne pas être interdite par la LCOBNL ou la Loi de l’impôt sur le revenu d’agir comme administrateur.
- Appuyer les Fins de bienfaisance de la Corporation.
6.5 Élection et mandat
Les administrateurs sont élus lors de l’AGA par résolution ordinaire des membres. La durée de chaque mandat est de deux (2) ans. Les administrateurs peuvent servir un maximum de trois (3) mandats complets consécutifs. Après une interruption minimale de deux (2) ans, un ancien administrateur peut être réélu. Afin d’assurer la continuité, environ la moitié du Conseil est élue en alternance chaque année.
6.6 Vacances
Une vacance en cours de mandat peut être comblée par nomination du Conseil pour la durée restant à courir. Si les vacances réduisent le Conseil en dessous du quorum, les administrateurs restants doivent rapidement convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres pour élire des remplaçants.
6.7 Démission et révocation
Un administrateur peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire. Les membres peuvent révoquer un administrateur par résolution spéciale lors d’une assemblée générale. L’intention de procéder à cette révocation doit être mentionnée dans l’avis de convocation. L’administrateur doit avoir la possibilité d’être entendu avant tout vote de révocation.
6.8 Rémunération des administrateurs
Les administrateurs exercent leurs fonctions sans rémunération. Les dépenses raisonnables et justifiées engagées dans l’exercice de leurs fonctions peuvent être remboursées sur présentation des pièces justificatives et approbation du Conseil. Aucun administrateur ne doit tirer un avantage financier de sa position au-delà de ce remboursement.
6.9 Conflit d’intérêts
Un administrateur qui détient un intérêt important, direct ou indirect, dans un contrat, une transaction ou une décision devant la Corporation doit :
- Divulguer la nature et l’étendue de cet intérêt par écrit au Conseil dès que possible et au plus tard au début des délibérations sur la question.
- Se retirer de toutes les délibérations et de tout vote sur la question, à moins d’être expressément invité à rester uniquement pour fournir des informations factuelles.
- Ne pas tenter d’influencer la décision des autres administrateurs.
Toutes les divulgations sont consignées au procès-verbal. Le Conseil maintient une politique sur les conflits d’intérêts conforme aux directives de l’ARC visant à éviter les avantages indus.
6.10 Responsabilité envers l’ARC
Chaque administrateur reconnaît qu’en tant qu’administrateur d’un organisme de bienfaisance enregistré, il porte une responsabilité personnelle pour veiller à ce que la Corporation se conforme à la Loi de l’impôt sur le revenu et aux exigences de l’ARC. Les administrateurs doivent suivre une orientation sur leurs obligations légales et revoir les questions de conformité au moins une fois par an.
Réunions du conseil d’administration
7.1 Fréquence
Le Conseil se réunit au moins quatre (4) fois par an. Une réunion d’organisation a lieu immédiatement après chaque AGA afin de nommer les dirigeants et de traiter des affaires courantes.
7.2 Avis de convocation
Un préavis d’au moins sept (7) jours doit être donné à chaque administrateur, à moins que tous les administrateurs ne renoncent au préavis. L’avis peut être transmis par courriel, par téléphone ou en personne. La présence à une réunion constitue une renonciation à l’avis, sauf si l’administrateur y assiste uniquement pour s’opposer à la régularité de la convocation.
7.3 Quorum
La majorité des administrateurs en fonction constitue le quorum. Aucune affaire ne peut être traitée à moins que le quorum ne soit maintenu pendant toute la réunion.
7.4 Vote
Les décisions sont prises par résolution ordinaire. Chaque administrateur dispose d’une (1) voix. Le président de séance a une voix prépondérante en cas d’égalité. Les administrateurs intéressés au sens de la section 6.9 ne peuvent pas voter sur la question concernée.
7.5 Résolutions écrites
Une résolution signée par écrit par tous les administrateurs habiles à voter est aussi valide que si elle avait été adoptée lors d’une réunion du Conseil duly convoquée. Les résolutions écrites peuvent être signées en plusieurs exemplaires ou transmises par voie électronique.
7.6 Participation électronique
Les administrateurs peuvent participer par téléphone, visioconférence ou tout moyen électronique équivalent. Les participants sont réputés présents aux fins du quorum et du vote.
7.7 Procès-verbaux
Le secrétaire veille à ce que les procès-verbaux de toutes les réunions du Conseil et des comités soient consignés, y compris les présences, les sujets discutés, les résolutions adoptées et les votes. Les procès-verbaux sont approuvés lors de la réunion suivante et conservés dans les registres de la Corporation.
Dirigeants
8.1 Dirigeants
Les dirigeants sont : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Le Conseil peut créer d’autres postes de dirigeants par résolution. Tous les dirigeants doivent être des administrateurs, à l’exception du secrétaire qui peut être un membre du personnel non administrateur. La même personne ne peut pas occuper simultanément les postes de président et de secrétaire.
8.2 Nomination et mandat
Les dirigeants sont nommés chaque année par le Conseil lors de la réunion d’organisation suivant l’AGA. Les dirigeants peuvent être reconduits dans leurs fonctions sans limitation. Le Conseil peut révoquer tout dirigeant en tout temps par résolution ordinaire, après lui avoir donné l’occasion d’être entendu.
8.3 Président
Le président est le principal dirigeant bénévole de la Corporation. Il préside toutes les réunions du Conseil et des membres, veille à l’exécution des décisions du Conseil, agit à titre de porte-parole principal sauf décision contraire du Conseil et remplit toutes les autres fonctions que le Conseil lui confie.
8.4 Vice-président
Le vice-président assiste le président et assume ses fonctions en son absence ou en cas d’incapacité.
8.5 Secrétaire
Le secrétaire conserve tous les registres de la Corporation, notamment les procès-verbaux, le registre des membres et le registre des administrateurs et dirigeants; il donne avis de toutes les réunions, dépose les documents requis auprès de Corporations Canada et remplit toutes les autres fonctions que le Conseil lui confie.
8.6 Trésorier
Le trésorier supervise la gestion financière de la Corporation, notamment en tenant ou en supervisant les livres de comptes, en présentant les rapports financiers au Conseil, en veillant au dépôt de la déclaration annuelle T3010 auprès de l’ARC, en s’assurant que le contingent de versements est respecté et en remplissant toutes les autres fonctions que le Conseil lui confie.
Directeur général et personnel
9.1 Directeur général
Le Conseil peut nommer un directeur général pour gérer les activités quotidiennes de la Corporation sous la supervision du Conseil. Le directeur général est un poste rémunéré du personnel et ne peut siéger en tant qu’administrateur ou dirigeant. Le directeur général assiste aux réunions du Conseil à titre consultatif, sans droit de vote, à moins que le Conseil n’en décide autrement.
9.2 Délégation au directeur général
Le Conseil peut, par résolution, déléguer des pouvoirs opérationnels précis au directeur général, y compris le pouvoir de signature jusqu’à concurrence de limites définies, l’embauche et la supervision du personnel, ainsi que la gestion des programmes. Toutes les délégations sont documentées et révisées chaque année.
9.3 Personnel et bénévoles
La Corporation peut engager du personnel et des bénévoles pour réaliser ses Fins de bienfaisance. Toute rémunération doit être raisonnable et établie sans lien de dépendance. Aucun administrateur ou dirigeant ne peut recevoir de rémunération à titre d’employé de la Corporation sans l’approbation préalable du Conseil et sa divulgation dans la déclaration annuelle T3010.
Comités
10.1 Comités du conseil
Le Conseil peut établir des comités permanents ou ad hoc pour appuyer la gouvernance et les opérations. Chaque comité dispose d’un mandat écrit approuvé par le Conseil et fait rapport à ce dernier. Les comités n’ont pas le pouvoir d’engager la Corporation, sauf autorisation expresse du Conseil.
10.2 Comité de finances et d’audit
Le Conseil établit un comité de finances et d’audit composé d’au moins trois (3) administrateurs, dont le trésorier à titre de président. Le comité supervise l’information financière, les contrôles internes, les processus d’audit, le respect du contingent de versements et les obligations de déclaration auprès de l’ARC. Le comité fait rapport au Conseil lors de chaque réunion ordinaire.
10.3 Comité de gouvernance
Le Conseil peut établir un comité de gouvernance pour superviser le recrutement et les candidatures des administrateurs, l’orientation des membres du Conseil, le respect des règles sur les conflits d’intérêts et l’examen périodique des règlements administratifs et des politiques de gouvernance.
Gestion financière des organismes de bienfaisance
11.1 Exercice financier
L’exercice financier de la Corporation se termine le 31 décembre de chaque année, ou à toute autre date fixée par le Conseil par résolution et notifiée à l’ARC.
11.2 Affectation des ressources
Tous les biens et ressources de la Corporation sont irrévocablement affectés aux Fins de bienfaisance. Aucune partie du revenu ou des actifs de la Corporation ne doit être payée, transférée ou distribuée à un administrateur, dirigeant, membre ou personne liée, sauf sous forme de :
- Rémunération raisonnable pour des services réellement rendus.
- Remboursement raisonnable de dépenses justifiées.
- Dons ou subventions accordés à des donataires reconnus en vue de la réalisation des Fins de bienfaisance.
11.3 Contingent de versements
La Corporation doit dépenser pour des activités de bienfaisance et des dons à des donataires reconnus un montant égal ou supérieur à son contingent de versements, tel que calculé en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu pour chaque exercice financier. Le trésorier suit le respect du contingent de versements tout au long de l’année et fait rapport trimestriellement au comité de finances et d’audit.
11.4 Reçus officiels de don
La Corporation ne délivre des reçus officiels de don que conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu et aux exigences de l’ARC, en incluant les renseignements prescrits sur chaque reçu. Les reçus sont numérotés séquentiellement et les copies sont conservées pendant au moins six (6) ans. La Corporation ne délivre pas de reçus pour des dons de services, des montants qui ne constituent pas des dons en droit, ou des dons destinés à des fins non charitables.
11.5 Dons aux donataires reconnus et octroi de subventions
La Corporation peut faire des dons à d’autres organismes de bienfaisance enregistrés ou donataires reconnus dans la réalisation de ses Fins de bienfaisance. Lorsque la Corporation achemine des fonds vers une organisation qui n’est pas un donataire reconnu, elle doit exercer une direction et un contrôle sur l’utilisation de ces fonds au moyen d’une entente écrite et d’un suivi approprié, conformément aux lignes directrices de l’ARC sur le financement de non-donataires reconnus.
11.6 Opérations bancaires et pouvoir de signature
La Corporation maintient des comptes auprès de banques charitables ou de caisses populaires au Canada, telles qu’approuvées par le Conseil. Le Conseil désigne les signataires autorisés par résolution. Tous les déboursés dépassant un seuil fixé par le Conseil nécessitent deux signatures autorisées. Aucun administrateur ou dirigeant ne peut détenir le contrôle exclusif sur les transactions financières.
11.7 Placements
La Corporation investit ses fonds de manière prudente, conformément au devoir de diligence des administrateurs et aux lois applicables. Le Conseil adopte une politique d’investissement énonçant les placements autorisés, la tolérance au risque et les objectifs de rendement, en tenant compte de l’obligation de la Corporation de respecter son contingent de versements.
11.8 Audit annuel
La Corporation nomme un expert-comptable autorisé pour effectuer un audit annuel de ses états financiers. Les états financiers vérifiés sont présentés aux membres lors de l’AGA. Si les revenus de la Corporation sont inférieurs au seuil exigeant un audit obligatoire en vertu de la LCOBNL, les membres peuvent, par résolution ordinaire, accepter une mission d’examen au lieu d’un audit.
11.9 Déclaration d’information annuelle de l’ARC
Le trésorier veille à ce que la Déclaration d’information des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010) soit remplie et transmise à l’ARC dans les six (6) mois suivant la fin de l’exercice financier. Le formulaire T3010 doit refléter avec exactitude les activités de bienfaisance, les revenus, les dépenses, la rémunération des dirigeants et les informations de gouvernance de la Corporation. Le Conseil examine et approuve le formulaire T3010 avant son dépôt.
Livres, registres et transparence
12.1 Registres obligatoires
La Corporation conserve les registres suivants à son siège social ou à tout autre endroit approuvé par le Conseil :
- Les Statuts, les règlements administratifs et toutes leurs modifications.
- Les procès-verbaux de toutes les réunions et résolutions des membres et du Conseil.
- Le registre des administrateurs, dirigeants et membres.
- Les états financiers vérifiés ou examinés pour chaque exercice financier.
- Les déclarations annuelles T3010 et toute la correspondance avec l’ARC.
- Les livres et registres de reciblocage des dons officiels.
- L’ensemble des contrats, ententes et accords de financement.
12.2 Conservation des registres
Les registres financiers, reçus et documents justificatifs doivent être conservés pendant un minimum de six (6) ans à compter de la fin de l’exercice financier auquel ils se rapportent, comme l’exige la Loi de l’impôt sur le revenu. Les documents de gouvernance d’entreprise doivent être conservés de façon permanente.
12.3 Divulgation publique
En tant qu’organisme de bienfaisance enregistré, la Corporation reconnaît que ses déclarations annuelles T3010 sont des documents publics accessibles par le biais de la liste des organismes de bienfaisance de l’ARC. La Corporation met ses documents constitutifs et ses états financiers les plus récents à la disposition du public sur demande raisonnable, conformément à l’esprit de transparence charitable.
12.4 Accès des membres
Les membres et administrateurs peuvent inspecter les registres de la Corporation pendant les heures normales d’ouverture sur préavis écrit raisonnable adressé au secrétaire, sous réserve des restrictions permises par la LCOBNL.
Indemnisation et assurance
13.1 Indemnisation
La Corporation indemnise chaque administrateur et dirigeant, actuel ou ancien, ainsi que leurs représentants légaux, de tous les frais, charges et dépenses raisonnablement engagés dans le cadre de toute instance civile, criminelle, administrative, d’enquête ou autre à laquelle ils sont partie en raison de leur association avec la Corporation, à condition que :
- La personne ait agi avec honnêteté et bonne foi au mieux des intérêts de la Corporation et de ses Fins de bienfaisance.
- Dans le cas d’une instance criminelle ou administrative entraînant une peine pécuniaire, la personne ait eu des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi.
Cette indemnisation ne s’applique pas aux dépenses découlant de la fraude, de la faute lourde ou de l’inconduite volontaire de la personne.
13.2 Assurance des administrateurs et dirigeants
La Corporation souscrit et maintient une assurance responsabilité civile pour les administrateurs et dirigeants d’un montant approuvé par le Conseil, afin de les protéger contre la responsabilité personnelle découlant de l’exercice de leurs fonctions. Le Conseil revoit l’adéquation de la couverture chaque année.
Avis
14.1 Mode de transmission des avis
Les avis doivent être donnés par écrit et transmis par la poste, par messagerie, par courriel ou par remise en main propre à la dernière adresse fournie par le destinataire. L’avis envoyé par la poste est réputé reçu cinq (5) jours ouvrables après son envoi. L’avis envoyé par courriel est réputé reçu le jour de son envoi s’il est transmis avant 17 h 00 heure locale un jour ouvrable.
14.2 Renonciation à l’avis
Toute personne ayant droit à un avis peut y renoncer par écrit avant ou après la réunion ou l’instance concernée. La présence constitue une renonciation, sauf si la personne y assiste uniquement pour s’opposer à la régularité de la convocation.
Modification des règlements administratifs
15.1 Procédure de modification
Les présents règlements administratifs peuvent être modifiés par résolution spéciale des membres lors d’une assemblée générale, à condition que le texte intégral de la modification proposée soit inclus dans l’avis de convocation.
15.2 Pouvoir du conseil entre les assemblées
Le Conseil peut adopter, modifier ou abroger un règlement administratif entre les assemblées générales. Toute mesure de ce type doit être soumise aux membres pour confirmation lors de l’assemblée générale suivante. S’il n’est pas confirmé, le règlement administratif cesse d’avoir effet à compter de cette date.
15.3 Notification à l’ARC
Toute modification qui change les Fins de bienfaisance, la clause de dissolution, les dispositions relatives aux conflits d’intérêts ou toute autre disposition importante des présents règlements administratifs doit être déposée auprès de Corporations Canada et signalée rapidement à la Direction des organismes de bienfaisance de l’ARC après son adoption, conformément aux exigences légales applicables.
Dissolution et liquidation
16.1 Clause de dissolution
Lors de la dissolution de la Corporation, et après le paiement de toutes les dettes et obligations légales, les actifs restants de la Corporation doivent être distribués exclusivement à un ou plusieurs organismes de bienfaisance enregistrés au Canada qui :
- Sont enregistrés auprès de l’ARC en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu au moment de la distribution.
- Poursuivent des fins de bienfaisance similaires à celles de la Corporation.
- Sont désignés par résolution spéciale des membres ou, à défaut d’une telle résolution, par ordonnance d’un tribunal.
En aucun cas, les actifs issus de la dissolution ne doivent être distribués à un membre, administrateur, dirigeant, employé ou à toute personne ou organisation qui n’est pas un organisme de bienfaisance enregistré ou un donataire reconnu au sens de la Loi de l’impôt sur le revenu.
